메일 회신
메일을 받았을 때, 회신은 1일 내로 회신하는 것이 가장 좋습니다. 짧은 시간 내에 처리가 가능한 내용이라면, 바로 회신을 주도록 합니다. 만약 짧은 시간 내에 회신하기 힘든 경우에는 통화 혹은 메일로 상황을 설명하고 언제까지 회신을 드리겠다고 답을 드립니다.
-예시)
~에 대해서는 회사 내부적인 회의(검토)를 진행한 후에 알려드릴 수 있다는 점 양해 부탁드립니다. ~일까지는 회신을 드리도록 하겠습니다.
~에 대한 내용은 확인 후(전달받은 후 등) ~일까지 메일 드리도록 하겠습니다.
메일을 주고받으며 업무가 진행되는 경우, 따로 메일을 작성하기 보다는 기존의 메일에 답장하기(re)로 작성하여 히스토리가 계속 연결되도록 합니다. 이는 진행상황을 한 번에 알아보기 편합니다.
리마인더 메일
메일 발송 이후에 상대로부터 회신이 없다면, 상대가 업무를 잊었거나 아직 메일을 확인하지 못했을 경우도 있습니다. 이 때에는 통화로 먼저 확인을 하도록 합니다. 통화하기 어렵거나, 통화를 했음에도 답이 오지 않을 경우에는 리마인더 메일을 작성하도록 합니다.
리마인더 메일은 결국 빨리 답을 달라는 독촉을 정중하게 표현하는 것을 말합니다. 저는 오히려 영어 리마인더보다 한국어로 작성하는 리마인더 메일이 어려웠는데요. 다른 사람들이 보내는 메일을 참고하고 구글링하여 대략의 서식을 만들었습니다. 회사 내의 서식이나 다른 사람의 메일을 참고할 수 있다면, 이를 참고하여 작성하도록 합니다. 작성 시, 이미 보낸 메일이 있다면 이것을 회신하여(re) 상대방이 히스토리를 알 수 있도록 하면 좋습니다.
예시1)
안녕하세요, ~님?
AA사의 BB입니다. 그동안 잘 지내셨는지요?
지난 번 통화로(메일로) ~사항에 대해 문의를 드렸는데요. 혹시 회신을 금일/내일/~일까지 받을 수 있을까요?
감사합니다.
BB
예시2)
안녕하세요, ~님.
AA사의 BB입니다.
지난 번 요청드린 ~건에 대한 회신을 아직 받지 못해 연락 드립니다. 확인 후 회신 부탁드리겠습니다.
감사합니다.
BB
예시3)
안녕하세요, ~님.
AA사의 BB입니다. 그동안 잘 지내셨나요?
지난 번 회의(미팅)에서 말씀드린 ~에 대한 회신을 아직 받지 못해 메일 드립니다. ~에 대한 내용을 금일/내일/~일까지 받을 수 있을까요? 확인 후 메일 부탁드리겠습니다.
감사합니다.
BB