업무를 볼 때 가장 중요한 의사소통 중 하나는 이메일입니다. 이메일이 중요한 이유는 '히스토리'로 남아있기 때문입니다. 전화나 구두 상으로 커뮤니케이션을 진행할 때에는 전달하는 과정에서 오해의 소지가 발생할 수도 있고, 분명히 전달하였으나 전달받은 이가 까먹을 수도 있습니다. 하지만 메일의 경우에는 명확하게 기록으로 남아있어, 이후 책임의 소지를 확실히 할 수도 있고 인수인계 과정에서 유용하게 사용될 수도 있습니다.
1. 이메일과 통화의 차이
통화는 빠르고 효율적이게 전달하는 도구입니다. 보통 메일보다 급박하게 처리해야 할 일이 발생할 경우, 메일로 남기기에는 내용이 상대적으로 가벼운 경우 (예: 간단한 질문, 미팅 약속 정하기 등), 간단한 미팅의 도구로 활용할 경우 등에 통화를 사용합니다.
메일은 내용을 확실히 하기 위한 도구입니다. 분명한 히스토리가 남기 때문에 문서로 남겨둘 수 있습니다. 통화로 이야기 된 내용을 한 번 더 전달하는 경우에도 메일을 활용합니다.
2. 서식
대부분의 회사에서는 메일 서식이 존재합니다. 메일을 처음 보낼 때, 어떻게 써야 하는지 고민이 된다면 상급자에게 메일 예시가 있는지 물어보고, 이에 맞추어 메일을 작성하면 됩니다.
메일을 보낼 경우, 회사 외부에게 메일을 보낸다면 메일을 회사의 얼굴이라고, 회사 내부에서만 보는 메일이라면 메일을 일종의 보고서라고 생각하고 작성하면 좋습니다. 목소리 톤이나 말투가 없는 메일은 오직 그 내용으로만 의사소통이 가능합니다. 이 때 글의 색상이나 폰트 등이 제멋대로고 보기 지저분하다면 부정적인 평가가 내려집니다. 글 색상이나 폰트를 통일하는 것은 간단하니, 메일을 보내기 전에 오탈자 등을 확인하고 마지막으로 색상, 폰트 및 전체 서식에 통일감 있게 정리하여 보내도록 합니다.
3. 제목 작성하기
비즈니스 메일은 제목에서부터 메일을 보내는 이유 등을 명시하면 나중에 관련 내용을 찾을 때도 좋고 알아보기도 편리합니다. 제목은 핵심을 담아야 하며, 너무 길게 작성하지는 않도록 합니다.
회사 외부로 메일을 보낼 경우, 제목에 회사명과 메일을 보내는 목적을 함께 넣어 작성하도록 합니다. 제목은 회사 내의 서식을 참고하여 작성하면 좋습니다.
예시)
[회사명] AA 견적 문의 요청 건
[회사명] AA 견적에 대해 문의 드립니다.
[회사명] BB 프로젝트 진행 사항 전달
[회사명] BB 프로젝트 진행 사항 전달 드립니다.
회사 내부로 메일을 보낼 경우, 굳이 제목에 회사 명을 넣을 필요는 없습니다. 대신에 메일이 어떤 내용을 담고 있는지를 넣도록 합니다. 마찬가지로 회사 내 서식을 참고하여 작성합니다.
예시)
[AA프로젝트] 진행 사항 전달
[BB 견적] 파일 전달 건
[CC사(외부 회사명)] 8월 견적서 전달 건
긴급하게 받아야 할 메일의 경우 대괄호 안에 이를 표시해도 좋습니다.
예시)
[긴급 요청건] AA 진행 사항
[긴급] AA 진행 사항
[필독] AA 진행 사항
4. 인사, 수신 및 발신 확인, 서명
이메일은 인사로 시작하도록 합니다. 긴 인사는 받는 사람 입장에서도 본문 내용에 대한 집중도가 떨어질 수 있기에 간단하게만 인사를 합니다. 인사를 한 후에는 받는 사람을 언급하여 수신자가 누구인지 명확하게 합니다. 뒤이어는 발신자의 회사명, 이름, 직급 순으로 보내는 사람이 누구인지를 알립니다. 회사 내의 서식이 있다면 참고하도록 합니다.
예시1)
안녕하세요, AA 팀장님.
BB사의 CC 매니저 입니다. 그동안 잘 지내셨나요?
예시2)
안녕하세요, AA 팀장님. 주말 잘 보내셨나요?
BB사의 CC 매니저 입니다.
예시3)
안녕하세요, AA 팀장님.
BB사의 CC 매니저 입니다. 미팅 후 처음 메일 드립니다.
메일 수신이 개인이 아닌 부서 전체라면, 수신자를 따로 언급하지 않아도 괜찮습니다.
예시)
안녕하세요.
DD 부서의 EE 매니저 입니다.
본문 내용을 다 작성한 이후에는 끝인사와 서명을 꼭 덧붙입니다. 서명은 회사 서식을 활용하도록 하며, 따로 없을 경웅에는 회사 내 서식을 따라 작성하도록 합니다. 마지막 인사 전에 요청사항을 한 번 더 작성하거나 인사말을 추가해도 괜찮습니다. 서명에는 이름과 소속, 연락처, 회사주소 등이 포함되며, 회사 사이트 주소, 회사 마크 등을 포함하기도 합니다.
예시)
~에 대한 내용 확인 꼭 부탁드리겠습니다.
즐거운 점심 시간 되세요.
감사합니다.
서명
5. 참조(CC)
참조는 그 내용을 같이 알아야 하는 사람을 걸도록 합니다. 다른 이들에게 노출하고 싶지는 않지만 그 내용을 알아야 하는 사람이 있다면 숨은참조(BCC)를 걸도록 합니다. 받는 사람과 참조가 여러 명인 경우 직급 순으로 작성하면 좋습니다.
받는 사람은 이메일의 용건과 직접적으로 연관이 있는 사람으로, 담당자가 해당됩니다.
참조는 이메일의 용건과 간접적으로 연관이 있는 사람으로, 내용은 알아야 하지만 답장을 주고 받을 필요는 없는 사람입니다. 이메일 발신자의 팀원이나 팀장, 상급자 등이 해당됩니다.
숨은참조는 프로젝트와 연관은 없으나 내용은 알아야 하고, 노출되고 싶지 않은 사람으로, 보통 부장이나 임원, 사장(혹은 대표)등이 해당됩니다.
6. 내용
메일 내용은 용건이 확실하게 드러나도록 작성하되, 간단한 인사말을 덧붙입니다.
예시1)
~에 대한 메일 잘 받았습니다. 감사합니다.
다만 몇 가지 수정사항이 있어 메일 드립니다.
예시2)
~에 대한 내용 확인하였습니다. 제가 예상했던 것보다 더 좋은 시안이 나온 것 같습니다.
다만 몇 가지 추가사항이 있어 메일 드립니다.
용건이 길어질 경우 가시성을 높이기 위해 줄바꿈이나 숫자 등으로 표시를 하도록 합니다. 중요한 내용은 색 변화나 굵음, 밑줄, 형광펜 표시 등으로 가시성을 높이면 좋습니다.
예시1)
시안 수정사항은 하기와 같습니다.
<시안 수정사항>
1. 페이지 1 : ~~~
2. 페이지 4 : ~~~
예시2)
시안 수정사항은 다음과 같습니다.
- 페이지 1 : ~~~
- 페이지 4 : ~~~
7. 첨부파일
첨부파일의 경우, 파일 이름에도 신경을 쓰도록 합니다. 보내는 입장에서는 어떤 이름이든 상관이 없다고 해도 받는 입장에서는 그 파일을 열어보기 전에는 무슨 내용이기 모르기 때문에 일일이 열어보고 확인해야 하는 불편함이 있습니다. 첨부파일의 이름을 작성할 때에는 무슨 내용인지 정확하게 담을 수 있도록 해야 하며, 이미지 파일의 경우에는 장 수가 많아진다면 압축 파일로 보내도록 합니다. 또 메일 내용에도 어떤 내용을 담은 파일을 첨부하였다고 알립니다.
첨부파일명 예시)
AA 기획안
BB 프로젝트 진행사항 정리
CC 계약서 사본
만약 고화질 이미지 등 대용량 파일을 전송해야 할 경우에는 다운로드 기한이 없는 스토리지 서비스를 활용합니다. 구글 드라이브 주소 등을 알려줄 경우, 그 파일이 계속 그 주소에 있도록 관리합니다. 필요에 따라 실물 저장장치(USB 등)를 활용하는 것도 한 방법이 될 수 있습니다.
8. 그래도 메일을 보내기 어렵다면?
신입사원의 경우 메일을 다 작성하고도 발송 버튼을 누르기 어려울 때가 있습니다. 이 때에는 메일 전체를 인쇄하여 상급자에게 확인을 한 번 받아보는 것도 좋습니다.